Na de melding van een misstand of inbreuk zal de melder binnen 7 dagen een ontvangstbevestiging ontvangen. In deze bevestiging staat tevens informatie over de vervolgstappen de komende drie maanden. Zodra er iets nieuws te melden is, wordt de melder hiervan op de hoogte gesteld. De procesbewaker hiervan is de vertrouwenspersoon van DVTadvies.

Indien er onderzoek gedaan moet worden, zal dit altijd onafhankelijk en onpartijdig plaats moeten vinden. Het onderzoek wordt dus niet verricht door een persoon die mogelijk betrokken is of is geweest bij de vermoede misstand.

DVTadvies zal de meldingen over misstanden of inbreuken op een goede manier registreren en niet langer opslaan dan nodig is om aan wet- en regelgeving te voldoen. Als een melding wordt gedaan via de telefoon of een ander spraakberichtsysteem zal dit opgeslagen worden door een gespreksopname of een nauwkeurige schriftelijke weergave van het gesprek. Hiervoor wordt vooraf altijd toestemming gevraagd aan de melder.

Indien DVTadvies een ondernemingsraad (OR) heeft, moet de OR instemming geven voor de vaststelling en toekomstige wijzigingen van deze meldregeling. Tevens heeft de OR jaarlijks het recht op schriftelijke informatie over de werking van deze procedure in het voorgaande jaar en de verwachtingen voor het komende jaar.